Ministerstvo financí Slovenské republiky: Audit procesů a návrh nové organizační struktury
Zákazník:
Ministerstvo financí SR je ústředním orgánem státní správy Slovenské republiky pro oblast financí, daní, celního dozoru, cen a finanční kontroly. Zabezpečuje mj. tvorbu a uskutečňování finanční, celní a cenové politiky, tvorbu a realizaci státního rozpočtu, správu státních finančních aktiv a pasiv Slovenské republiky, kapitálového trhu, pojišťovnictví, politiky daní a poplatků a finančně-ekonomických nástrojů v oblasti podnikání.
Před zahájením projektu mělo ministerstvo téměř 800 zaměstnanců.
Výchozí situace:
Poté, co se ministrem financí a místopředsedou vlády stal Ivan Mikloš, nový management úřadu si uvědomoval nutnost zvýšení efektivity a zpřehlednění činnosti organizace. Podle vedoucí útvaru služeb Jany Červenákové vedení znalo vstupy, ale nedokázalo přesně říci, co se vlastně děje uvnitř úřadu.
- Základní problémy ministerstva byly tyto:
- Málo přehledná organizační struktura
- Nedostatečně efektivní procesy
- Duplicitně prováděné úkoly
- Vynakládání zdrojů na nepotřebné činnosti
- Příliš vysoký počet zaměstnanců
Vedení ministerstva definovalo, jaká má být úloha úřadu, co vše má být schopen v budoucnu vykonávat, a rozhodlo o realizaci procesního a organizačního auditu externí firmou. V následném výběrovém řízení, jehož se zúčastnila řada renomovaných konzultačních firem, zvítězila Logica.
Kritické faktory:
K úspěšnému řešení této situace musela konzultační firma prokázat řadu znalostí a schopností, z nichž hrálo roli zejména:
- Obecné zvládnutí problematiky analýzy procesů, organizační struktury atd.
- Aplikace těchto znalostí v prostředí velké státní organizace
- Zvládnutí interní komunikace v rámci projektu a získání zaměstnanců pro spolupráci
- Výběr a využití vhodného softwarového nástroje pro mapování procesů
Skutečné poznání organizační struktury ministerstva a hloubková analýza procesů, jež zde probíhají, nezbytně vyžadovaly aktivní spolupráci zaměstnanců úřadu – probíhaly pohovory s pracovníky a všichni také museli vyplnit intranetový dotazník, jehož cílem bylo zjistit reálné využití pracovní doby. Především díky zřetelně deklarované podpoře, jíž se projekt těšil ve vedení ministerstva, proběhla tato spolupráce bez vážnějších komplikací. Neméně důležitým aspektem byla citlivá a promyšlená komunikační strategie směrem k zaměstnancům ze strany konzultantů Logica.
Řešení Logica:
Audit proběhl od konce června do poloviny prosince 2003. Úkolem osmi specializovaných konzultantů společnosti Logica bylo zmapovat dosavadní stav a následně navrhnout změny v procesní a organizační struktuře ministerstva.
Úvodní analýza se uskutečnila formou rozhovorů a seminářů, kde konzultanti získávali informace o organizační struktuře, pracovních postupech a náplni práce útvarů i jednotlivých zaměstnanců. Poté sestavili procesní mapu, detailně popisující organizační strukturu a aktuální stav procesů na ministerstvu. Nebylo překvapením, že audit odhalil ve fungování úřadu celou řadu nedostatků – velké množství opakujících se aktivit, zbytečné výstupy a různé zacyklené skupinky. Byla identifikována místa, kde je možné postupovat jednodušeji, případně určitou činnost úplně zrušit. Řešitelský tým vytvořil celkem 19 návrhů organizačních změn, které byly poté podrobně konzultovány s vedením ministerstva. Na základě toho vedení úřadu odsouhlasilo novou organizační strukturu, podle níž MF SR funguje od ledna 2004.
K úspěchu významně přispěla skutečnost, že vedení ministerstva věnovalo projektu velkou pozornost, aktivně jej podporovalo a jasně deklarovalo, že se totéž očekává od všech zaměstnanců úřadu.
Použitým softwarovým nástrojem byl ARIS od IDS Scheer.
Výsledek:
- Mezi nejdůležitější změny, k nimž na ministerstvu došlo, patří zejména:
- Snížení tabulkového počtu míst o 250
- Snížení reálného počtu zaměstnanců o 153
- Zrušení 44 organizačních útvarů bez omezení činnosti úřadu
- Zvýšení průměrné mzdy zaměstnanců, kteří zůstali, přibližně o jednu třetinu bez celkového navýšení mzdových nákladů – tím pádem i možnost lépe zaplatit klíčové odborníky
- Optimalizace pracovních postupů a odstranění duplicit
- Zjednodušení a zprůhlednění pracovních činností a organizace pracovních týmů
- Vyšší efektivita práce
Navíc má vedení ministerstva k dispozici softwarový nástroj, díky němuž si i v budoucnu udrží přehled o činnosti úřadu, procesech, jejich vazbách a efektivitě.
Na základě zkušeností z tohoto projektu bylo firmě Logica svěřeno také zavedení metodologie interního měření výkonnosti podle principů modelu EFQM.
